(opnieuw) inschrijven als advocaat
Wanneer je voor jezelf begint als advocaat, zijn er heel wat zaken waar je aan moet denken. Om je daarbij te helpen vind je hieronder een overzicht. Heb je vragen? Stuur ons een bericht, we helpen je graag verder!
Inschrijven als advocaat
Een verzoek tot inschrijving als advocaat doe je bij de lokale orde in het arrondissement waar je kantoor gevestigd is. Je vindt een lijst met de lokale orden hier.
Daarnaast moet je vanaf het moment dat je beëdigd bent ieder jaar 20 opleidingspunten behalen. Sinds 1 juli 2010 moeten advocaten die herintreden en langer dan één jaar geen advocaat zijn geweest, in het eerste jaar dat ze opnieuw beëdigd zijn 20 opleidingspunten extra behalen. De extra opleidingseisen voor herintredende advocaten zijn terug te vinden in afdeling 4.1 van de Verordening op de advocatuur.
Kort na je beëdiging ontvang je ook een uitnodiging om je advocatenpas aan te vragen.
Kantoornaam en rechtsvorm
Nu je bent beëdigd als advocaat is het tijd voor de volgende stap: wat voor rechtsvorm wil je gaan voeren? Als zelfstandig advocaat heb je hierin verschillende smaken. Of je nu echt voor jezelf wilt beginnen of toch liever samenwerkt met andere zelfstandige advocaten in een (kosten)maatschap, er zijn verschillende afwegingen die je moet maken. Welke rechtsvorm het beste bij jou past, is volledig afhankelijk van je situatie. De verschillen en voordelen van beide rechtsvormen worden hier op een rijtje gezet.
Ook moet je nadenken over je kantoornaam. Het is belangrijk dat deze naam niet al geregistreerd staat in het Handelsregister. Een uitzondering op deze regel is als je werkzaamheden alleen regionaal zijn. Ook moet de naam van je kantoor niet misleidend zijn; zo kun je bijvoorbeeld niet je kantoor ‘Bakker Advocaten’ noemen als je de enige advocaat binnen het kantoor bent. Als alternatief hiervoor kun je ‘Advocatuur’ of ‘Advocatenkantoor’ gebruiken.
Kantoorhandboek
De Verordening op de advocatuur (Voda) stelt het verplicht voor elke advocaat om te beschrijven hoe aan bepaalde regels wordt voldaan. Dat doe je in een zogenaamd kantoorhandboek.
Op de website van de Nederlandse Orde van de Advocatuur (NOvA) is een modelkantoorhandboek te vinden dat handig kan zijn bij het opstellen van je eigen kantoorhandboek, maar je bent niet verplicht om dit model te gebruiken.
Klachtenregeling
Je opdrachtbevestiging moet verplicht een klachtenregeling bevatten (zie hiervoor art. 6.28 Voda, uitvloeisel van art. 28 lid 2 sub b Advocatenwet). Daarin leg je de procedure en werkwijze vast die je kantoor volgt als een cliënt zich tot je wendt met een klacht. Je kunt er ook voor kiezen om deze klachtenregeling op te nemen in je algemene voorwaarden
Op de website van de NOvA is een model van een klachtenregeling te vinden. Je moet de klachtenregeling ook beschikbaar stellen op je website.
Algemene voorwaarden en opdrachtbevestiging
Het is zaak dat je cliënten weten wat ze van je mogen verwachten. Daarom bevestig je elke zaak die je aanneemt schriftelijk met een opdrachtbevestiging. Een model daarvoor vind je in het Model Kantoorhandboek van de orde.
Daarnaast hanteren de meeste advocaten algemene voorwaarden. Dat is niet verplicht maar is wel een efficiënte manier om met cliënten zakan vast te leggen rondom beperking van aansprakelijkheid, de wijze van declareren, betalingen, etc. De meesten maken hun AV zelf met behulp van de talloze voorbeelden die er online te vinden zijn.
Stichting Derdengelden
Als je als advocaat gaat werken met derdengelden (betalingen van of namens derden), ben je sinds 1 januari 2017 verplicht om met een Stichting Derdengelden te werken. Middels deze stichting houd je derdengelden afgescheiden van het vermogen van jezelf en je kantoor.
Ben je, zoals de meeste zelfstandige advocaten in het WeLegal Network niet van plan om met derdengelden te gaan werken, dan kun je afzien van zo’n aparte stichting, maar moet je wel vermelden op je website dat je geen derdengeldenrekening hebt.
Ga je wel met derdengelden werken dan moet je daar een aparte rekening voor openen. Dit kan momenteel alleen bij ING en Rabobank. Je bent dan ook verplicht om de stichting op te richten volgens het model Stichting Derdengelden Advocatuur, ontwikkeld door de NOvA.
Inschrijven bij de KvK en BAR
Heb je alles voorbereid en ben je good to go? Dan kun je je advocatenkantoor officieel gaan registreren als de door jou gekozen rechtspersoon bij de KvK (Kamer van Koophandel) en BAR (Beheer Advocaten Registratie).
ICT
Omdat je als advocaat met veel vertrouwelijke documenten te maken hebt die tegenwoordig veelal online bewaard worden, is het essentieel om een goede IT infrastructuur te hebben. Zowel voor hardware als software moet je zeker weten dat het veilig is, zodat de gevoelige gegevens van je cliënten niet zomaar op straat komen te liggen. Er zijn online verschillende ICT beheerders te vinden die gespecialiseerd zijn in het meedenken met juridische dienstverleners en hoe zij het beste hun IT infrastructuur kunnen inrichten. Blijf kritisch en vraag second opinions zodat je je niet laat opzadelen met te zware (dure) oplossingen en abonnementen voor je kleine kantoor. Blijf altijd rekenen en vraag vakgenoten welke tools en systemen in hun praktijk de meeste toegevoegde waarde bieden.
Administratie
Van een goed opgezette en ingerichte administratie ga je veel plezier hebben. Niet alleen vanwege het kantoorbezoek van de orde die controleert of de processen binnen je kantoor goed geregeld zijn, maar ook omdat het efficiënter werkt en tijd bespaart. Vragen die hierbij aan de orde komen zijn:
Welk online boekhoudprogramma? Waar je op moet letten wanneer je van plan bent een online boekhoudprogramma te gaan gebruiken, lees je hier.
Je financiële administratie: zelf doen of uitbesteden? Hoeveel geld je hieraan kwijt bent, is afhankelijk van hoeveel van je administratieve werkzaamheden je uit handen geeft. Je kunt hier gratis offertes opvragen en zo in 1 oogopslag zien wat verschillende boekhoudkantoren bij jou in de buurt rekenen.
Een zakelijke bankrekening openen. Dit is niet verplicht, maar banken controleren steekproefsgewijs of privé rekeningen niet zakelijk gebruikt worden. Dat kan ertoe leiden dat je op een later moment alsnog moet overstappen naar een zakelijke bankrekening. Daarnaast kun je je zakelijke rekening koppelen aan je boekhoudpakket, wat tijdwinst oplevert.
Kantoor waarneming
Artikel 7.4 sub 2 van de Voda spreekt over zaken die een advocaat openbaar en publiekelijk toegankelijk bekend moet maken. Hierin staat ook beschreven dat een advocaat moet bekend maken hoe de vervanging of waarneming in zijn of haar praktijk geregeld is. Met andere woorden: waar kunnen cliënten terecht als jou iets overkomt. Hiervoor moet je een waarnemingsregeling opstellen waarin beschreven staat welke advocaat jou gaat waarnemen op het moment dat je op vakantie bent of onverwacht afwezig. Heb je niet meteen een idee over wie je waarnemer kan zijn? Geen probleem voor leden van WeLegal, want dan zorgt de centrale netwerkorganisatie hiervoor.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Je bent als advocaat verplicht om je beroepsaansprakelijkheid te verzekeren.Het doel van deze regel is niet om jou te beschermen, maar om het publiek (cliënten, derden) tot op zekere hoogte waarborg te bieden, dat iedere advocaat voldoende verhaal biedt in het geval van schade door een beroepsfout.
Welke verzekering adequaat is voor de praktijk die je voert hangt mede af van de aard en de omvang van de praktijk. Met deze tool op de website van de NOvA kun je makkelijk achterhalen welke beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor jouw praktijk het beste werkt.
De meeste aanbieders van beroepsaansprakelijkheidpolissen bieden de mogelijkheid om je bedrijfsaansprakelijkheid voor een gering bedrag mee te verzekeren.
Website
Als zelfstandig advocaat ben je verplicht een website te hebben waarop je KVK- en btw-nummer staan vermeld. Verder belangrijk om te plaatsen op je website: algemene voorwaarden, kantoorhandboek en je privacybeleid. In lijn met het privacybeleid is het ook goed om te bedenken wat je wilt doen met cookies die je op website plaatst. Op de website van ICTrecht vind je een gratis cookieverklaring, die je kunt gebruiken voor je eigen website.
Websites zijn tegenwoordig een stuk goedkoper dan vroeger. Met online pakketten als Wix, Jimdo, Weebly, of Squarespace (deze website draait op de laatste) heb je voor een paar honderd euro per jaar een werkende site. Wil je meer functionaliteit en maatwerk, dan moet je op zoek naar een website bouwer.
Sparringpartners
Zo’n eerste keer je eigen advocatenkantoor opzetten is niet extreem moeilijk, maar het is ook niet niks. Zorg ervoor dat je niet in je eentje opnieuw het wiel gaat zitten uitvinden en omring je met één of meer sparringpartners. Vakgenoten die hetzelfde hebben meegemaakt en waarmee je af en toe kunt overleggen. Bedenk daarbij dat het een groot verschil is of je alleen begint en nog een praktijk moet opbouwen, of dat je met een groep partners start die allemaal een lopende praktijk inbrengen.
Heb je geen geschikte sparringpartners in je omgeving? Geen probleem voor leden van het WeLegal Network, de centrale netwerkorganisatie brengt je graag in contact met vakgenoten die je voorgingen.
Lid worden van WeLegal Network?
Overweeg je om lid te worden van WeLegal Network? Laten we kennismaken! Hier lees je meer over het netwerk. Gebruik de button om een afspraak te plannen voor een kennismaking.